Правила деловой e-mail-переписки

Блоги

04.10.2019 14:17 (Оновлено 04.10.2019 в 14:21)

Виктория Есауленко, «НВ Бизнес»

Блоги

​18 шагов к содержательному электронному письму.

«Я — старый солдат и не знаю» ©, как мессенджеры могут заменить электронные письма. Электронная почта — надежней, четче, понятней, структурированней. Я верю вам, мои юные, инновативные и продвинутые друзья, что почта, пусть даже электронная, — это прошлый век, но для деловой переписки предпочитаю именно этот канал коммуникации.

Потому что:

— Ваш электронный почтовый адрес, особенно с правильной подписью, где указаны детали профессиональной принадлежности — это одно из доказательств и подтверждений вашего статуса, авторитета. Именно наличие статуса — основное правило завоевания доверия целевых аудиторий. А доверие — это синоним лояльности.

— Письмо воспринимается и будет восприниматься в качестве подтверждения всего написанного, куда более весомей, цельней и понятней, чем переписка в мессенджерах, именно поэтому все решения и выводы лучше фиксировать в почте.

— Мессенджеры хороши для мелочей, ключевые договоренности и временные рамки лучше фиксировать в письмах.

— Бизнес мир пользовался и будет пользоваться почтой для обмена информацией, для переговоров, подтверждения результатов и протоколов встреч, для договоренностей. И да, ни один инструмент так не упорядочивает течение переговоров, как переписка в почте.

— Переписка в электронной почте — доказательство в судах, внутренних расследованиях и прочее.

А теперь о главном. О правилах деловой переписки.

1. Даже если ваш бизнес — очень мал, если вы хотите, чтобы вас воспринимали серьезно, сделайте себе корпоративный домен. Это очень недорого. Для приватного адреса самый репутационно валидный адрес — name. [email protected]; а не, упаси вас здравый смысл (реальные примеры из резюме в ведущую юридическую фирму страны): kleopatra19978@; katia. lisichka@; mashka1987@; ohrannik@; kostia. jurist@.

2. Если вы пишете по деловым вопросам, пишите в почту. Мессенджеры — это личная территория и без предварительных договорённостей не заходите на нее, особенно с вашими коммерческими предложениями.

3. Всегда обозначайте тему письма и, пожалуйста, постарайтесь сделать ее предметной. Не надо в коммерческих предложениях в теме письма указывать: Разрешите подарить. — Хочу вас пригласить на свидание. — Жду ответа срочно. — Письмо Тебе! От меня — ВАМ, с глубоким почтением. Правильная тема даст адресату возможность понять, интересно ли ему содержание и, если письмо не будет прочитано сразу, зафлажковать его, чтобы вернуться.

4. К незнакомым людям нужно обращаться по имени, только на «вы» и с маленькой буквы. Правило «в сети все на «ты» — не работает со времен падонковских форумов. Вы с большой — употребляется не в этих случаях, погуглите. Ты с большой — вообще парадоксальный моветон. Кстати, переходить на «ты» лучше при встрече в реальной жизни, а не в переписке. И еще. В 21 веке есть CRM, помогает персонализировать даже самые массовые рассылки.

5. Когда пишете впервые, начните письмо с полноценного представления себя и почему вы пишите именно этому человеку. Кстати, в мессенджерах тоже так делайте — это облегчает жизнь адресату и показывает вас с очень благородной стороны.

6. В деловых письмах, особенно на начальной стадии знакомства, лучше не использовать шутки, ругательства, сленговые слова, смайлики, скобочки вместо смайликов и лучше обойтись без картинок для настроения. Фото нужно вкладывать только если этого требуют бизнес-цели письма.

7. Об автоматической подписи в почте. Она действительно придает письму солидности. Она должна быть. Лучше, если перед подписью будет отдельно написанное прощание, потом имя, и только потом — автоматическая подпись. Это делает письмо немного ближе адресату. Например:

С уважением,

Виктория

[подпись]

8. Кстати, о структуре:

- Приветствие

- Представление

- Максимальное следование правилу 5W (who/кто? what/что? where/где? when/когда? why/зачем/почему?)

- Call to action/призыв к действию

- Прощание

9. Правило KISS vs. KILL — мы живем во время огромных скоростей и малых форматов. Пишите четко, кратко, как можно ближе к теме и к сути. В деловых письмах не нужны эпитеты и красочные описания. Поместите ваше письмо в минуту прочтения, и у вас куда больше шансов, что его прочтут.

10. Никогда не вкладывайте очень тяжёлые файлы (у каждого свое понимание о «тяжести», для меня это 10 мегабайт) — для этого существуют файлообменники.

11. Письмо-напоминание стоит отправлять не раньше, чем через сутки от изначального. Если вопрос очень срочный — все еще существует чудо звонка. Неписанное правило e-mail-переписки в западных компаниях — обязательно отвечать не позже 24 часов с момента получения.

12. Грамотность: не уверены в себе или автоматической проверке правописания в своем гаджете, дайте письмо вычитать тому, кому доверяете. Чем важнее письмо — тем больше людей должны его вычитать.

13. Структура: не пишите текст сплошным потоком сознания. Абзацы — очень полезны, правильны и не сложны в использовании для структурирования вашей гениальности.

14. Форматирование: весь текст должен быть одним шрифтом, одного размера и одного цвета. Пожалуйста.

15. Проверьте, все ли правильно в именах получателей и в ваших обращениях к ним. Я не люблю, когда в письме меня называют «Василий Николаевич». С одной стороны — хоть горшком, с другой, мне много лет, и я как-то уже привыкла, что я — Виктория.

16. Никогда не включайте функцию автоматического подтверждения прочтения вашего письма получателем.

17. Все письма можно начинать с фразы «Добрый день» или «Уважаемый (ая)». Примите, как неоспоримый факт.

18. И напоследок. Есть волшебная кнопка «ответить всем». Прежде чем проигнорировать или нажать ее, включите осознанность — нужен ли текст вашего письма всем изначальным адресатам или только автору.

Я не просто уверена, я вам гарантирую, что письма всех, кто сможет усвоить и будет пользоваться этими правилами, будут куда более содержательными, наполненными смыслом и, следовательно, очень результативными и эффективными.