Чем больше человек работает над документом, тем больше его версий теряется в недрах почты. Чем больше сотрудников общается с начальником, тем больше каналов коммуникаций ему нужно использовать: почта, Facebook, Viber, Skype. Чем больше документов нужно заливать в облако, тем больше хранилищ используют сотрудники. Со всеми этими проблемами могут справиться сервисы совместной работы. Они объединяют в одной системе все необходимые для работы бизнеса инструменты.
LIGA.net рассмотрела существующие сервисы совместной работы и собрала о них отзывы пользователей.
Сервис совместной работы от Microsoft - Office 365
Базовый пакет Office 365 стоимостью $5 за человека в месяц предлагает следующее:
хостинг электронной почты с почтовым ящиком на 50 ГБ, веб-версии программ Outlook, Word, Excel и PowerPoint, 1 ТБ пространства в хранилище OneDrive, SharePoint, Skype для бизнеса до 250 участников, рабочий чат, в котором можно работать в группах, планировщик задач. Максимальное количество пользователей - 300 человек.
"Office365 поддерживает для одного пользователя до 5 мобильных устройств и столько же стационарных, совместим с основными операционными системами - Windows, macOS, Android, iOS. При этом данные будут синхронизированными между всеми подключенными устройствами", - добавляет директор по развитию бизнеса компании UCloud Данил Белов.
"Важным моментом, о котором часто забывают рассказать, является возможность приглашать внешних пользователей (клиентов, партнеров, поставщиков), у которых нет Office 365, и работать с ними в единой среде", - говорит партнер направления облачных сервисов компании Innoware Виталий Грам.
Он добавляет, что единственным минусом является большое количество сервисов, что на начальном этапе вызывает сложности у пользователей, связанные с необходимостью выбора подходящего инструмента для решения их задач.
Отзывы пользователей:
CEO KAI Software Inc Владимир Назаренко:
"Интересная система, но она сильно медленная и запутанная. Очень много ошибок именно в приложениях почты и календаря. Спустя год часть из них исправили, но часть остается и по сей день. Также свой отпечаток накладывает то, что у этого продукта аудитория в разы меньше и при работе с клиентом, ему придется там регистрироваться, в тоже время как Google аккаунт есть у всех".
Сооснователь стартапа Роман Химич:
"Решения Microsoft возникли в мире американского бизнеса, где во главу была поставлена эффективность, высокая производительность труда. Например, в его продуктах реализованы разные возможности делегирования полномочий: мне поручили что-то сделать, я это передаю коллегам. И есть система отчетности по таким задачам. В Украине культура такого прозрачного взаимодействия не развита. Мало у кого есть задачи, под которые нужен такой продукт. Минус - его нельзя просто установить и пользоваться. Нужно инвестировать в обучение сотрудников. Но в умелых руках он может быть эффективным".
Сервис совместной работы от Google - G Suite
Базовый пакет G Suite стоит так же, как и Office 365 - $5 за пользователя в месяц. За эти деньги он предлагает следующее:
корпоративную почту на базе Gmail, голосовой и видеочат Hangouts до 25 участников, общие календари для планирования встреч, документы, таблицы и презентации для совместного редактирования онлайн, облачное хранилище на 30 ГБ.
Продукты G Suite также работают любом устройстве, во всех операционных системах и браузерах. Gmail, Календарь и Документы работают и без подключения к интернету. Пользователи могут просматривать, редактировать и создавать контент офлайн, а при подключении к сети все правки автоматически синхронизируются. Кроме того, сервисы Google совместимы с файлами Microsoft Office.
Еще один удобный инструмент от Google - продолжение почты Gmail - Google Inbox. Основатель агентства Roman.ua Роман Рыбальченко рассказал в своем подкасте о преимуществах инструмента. Например, письма в этой почте выступают в качестве задач. "Если мне придет письмо с интересной рассылкой, я могу отложить его на удобное для меня время. Оно всплывет, когда я запланировал. Если ты отправил письмо и хочешь проконтролировать его выполнение, нужно зайти в отправленные и так же отложить его. Например, я отправляю в пятницу письмо, и жду ответа в среду. Если человек ответит раньше, письмо сразу всплывет. Если он не ответит к дедлайну, письмо автоматом всплывет в среду. Письма не теряются", - рассказывает Рыбальченко.
Отзывы пользователей:
CEO KAI Software Inc Владимир Назаренко:
"G Suite используем в направлении Gmail, Drive, Docs, Hangouts, Calendar. Все очень удобно и цена $5 за человека более чем отличная. Почти у каждого человека есть Google аккаунт, поэтому ничего изучать не нужно, а также очень просто делать коллаборацию с клиентами. Много готовых интеграций. Отличная реализация разграничений прав доступа, кроссплатформенность и учет разных таймзон. В общем, все приложения Google работают уже много лет и сделаны с учетом многолетнего опыта с такими вещами удобно работать".
Руководитель отдела маркетинга Uklon Даниил Ваховский:
"Сервисы Google помогают со стандартным пакетом офисных приложений. Мы много работаем в таблицах, которыми делимся внутри команд: маркетинга, разработки и других. Очень удобно, что можно не пересылать туда-сюда почту и очень быстро редактировать "в четыре руки" документы. Если бы не сервисы Google, за аналогичные продукты Microsoft пришлось бы платить намного больше".
Основатель агентства Roman.ua Роман Рыбальченко:
"Мы используем Google Suite уже более 5 лет: планируем все встречи в Google календаре, документы готовим в Google Docs, удобно выдаем доступы, комментируем, работаем совместно. Также потихоньку наполняем внутреннюю базу знаний в Google Sites. Это сайт, который доступен только для сотрудников и объединяет в себе документы и инструкции, которые должны быть постоянно под рукой. За 5$ за пользователя в месяц мы получаем полный пакет для работы офиса - почта, календарь, система работы с документами, база знаний, - который постоянно обновляется и очень легок в освоении".
Сервис совместной работы от 1С-Битрикс - Битрикс 24
Одна из особенностей сервиса в том, что у него есть бесплатная версия для компаний до 12 человек. Она предлагает следующее:
инструмент для назначения задач и управления ими, календарь, облачное хранилище на 5 Гб, корпоративную соцсеть, почту, видеоконференции до 4 человек, мобильное приложение, и еще много других функций, включая CRM-систему.
Также Битрикс 24 интегрирован с онлайн-сервисами Google Docs и Microsoft Office Online, что позволяет создавать и совместно редактировать документы онлайн. Директор компании 1С Дмитрий Суслов говорит, что устанавливать Битрикс легко и не обязательно обращаться к специалисту.
Для компаний до 24 сотрудников подписка на сервис обойдется в 399 грн в месяц. При этом откроется еще больше функций и места на облачном хранилище - 24 ГБ.
Отзывы пользователей:
Руководитель отдела маркетинга Uklon Даниил Ваховский:
"Битрикс24 у нас покрывает основные кадровые вопросы: учет рабочего времени, отпуска, дни рождения, лента корпоративных новостей. В целом Битрикс для своих задач устраивает, но мобильное приложение обладает слишком ограниченным функционалом".
CEO KAI Software Inc Владимир Назаренко:
"Пробовали когда-то, но продукт не прижился ни к одному из направлений работы. Функций в плане коллаборации для работы над документами не имеет, клиента так просто не пригласишь для работы над чем-то. Огромное количество функционала, которое сложно использовать. В итоге нужно делать интеграцию с Google приложениями или Office365. А все остальные функции, связанные с задачами или инвойсами, можно решать с помощью разных специализированных приложений".