Простим і ефективним рішенням для покращення взаємодії є запровадження «маркерів стилю комунікації». Це візуальний елемент, який можна додати до підпису електронного листа, профілю або внутрішнього довідника. Він містить інформацію про те, як людина воліє спілкуватися (електронна пошта, телефон, месенджери, робочі години, час для зосередженої роботи) та як найкраще з нею взаємодіяти, щоб уникнути непорозумінь. Цей підхід вимагає мінімальних зусиль і витрат, але може суттєво підвищити ефективність комунікації.
Приклад із практики: коли «так» означає «можливо»
Одна з ілюстрацій такої проблеми сталася, коли керівник команди надіслав своєму підлеглому, Чарлі, просте слово «так» у відповідь на запитання щодо презентації для ради директорів. Це слово, надіслане поспіхом, було сприйняте Чарлі як невизначена згода, що спонукало його створити абсолютно новий варіант презентації, витративши багато часу та зусиль. Насправді, керівник мав на увазі «звичайно, все гаразд», але його коротка відповідь, надіслана під час вечері, призвела до значного непорозуміння та марної роботи.
Читайте також: Від віртуозної імпровізації до гімну любові: TED демонструє магію музичної співпраці
Визначення власного стилю комунікації
Для покращення взаємодії в команді важливо розуміти та ділитися власними стилями комунікації. Це дозволяє приймати більш обґрунтовані рішення та адаптуватися до потреб колег. Наприклад, одна співробітниця, Кейт, яка є інтровертом, надає перевагу письмовим комунікаціям, щоб мати час на обробку інформації. Її маркер стилю комунікації: «Найкраще спілкування — електронною поштою для найшвидшої відповіді протягом дня. Віддає перевагу письмовим комунікаціям для обдуманих та чітких відповідей». Інший приклад — Майк, екстраверт, який надає перевагу прямому спілкуванню і вимикає месенджери протягом дня, щоб уникнути постійних відволікань. Його стиль: «Текстові повідомлення для термінових справ, адаптується до різних стилів комунікації, але віддає перевагу прямому спілкуванню».
- Келлі: Надає перевагу зустрічам із чітким порядком денним, уникає зустрічей без нього, оскільки це викликає у неї тривогу.
- Метт: Відхиляє короткі повідомлення у месенджерах, надає перевагу деталізованим електронним листам із повним контекстом.
- Лiз: Віддає перевагу голосовим повідомленням, уникає довгих текстових повідомлень для швидких оновлень.
- Льюїс: Проводить командні зустрічі лише вранці, резервуючи післяобідній час для роздумів.
Вплив на особисті стосунки та прийняття рішень
Застосування принципів стилю комунікації не обмежується професійним життям. Навіть у особистих стосунках розуміння переваг партнера може запобігти непорозумінням. Наприклад, партнеру, який потребує детального контексту для прийняття швидких рішень, може бути складно реагувати на спонтанні пропозиції без попередньої інформації. Надання таких даних допомагає будувати довіру, прискорювати процеси та зменшувати стрес, що зрештою призводить до ефективніших команд і кращих результатів.
Читайте також: Счастье: исследование длиною в жизнь